La gestión de recursos humanos es fundamental en cualquier empresa, y su correcto funcionamiento puede marcar la diferencia entre tener muchos conflictos laborales o una dinámica laboral ordenada y sana que facilite el giro comercial del negocio con la ayuda de una auditoría laboral.
Lamentablemente, la costumbre es que seamos reactivos ante los problemas, en lugar de ser preventivos. Esto provoca que muchas empresas enfrenten problemas relacionados con el cumplimiento de las normativas y prácticas laborales, lo que puede resultar en denuncias administrativas, demandas judiciales, sanciones y multas considerables. Para evitar estos problemas, las empresas pueden utilizar un enfoque preventivo, como es la auditoría laboral.
La auditoría laboral es un proceso que consiste en la revisión detallada de todos los aspectos relacionados con todos los aspectos laborales que sean aplicables en una empresa, tales como contratos de trabajo, reglamentaciones, procedimientos disciplinarios, salud ocupacional, procesos de preselección del personal, protocolos de hostigamiento sexual y acoso laboral, etc. Su objetivo es identificar y corregir contingencias, problemas, lagunas e incumplimientos legales que puedan representar riesgos innecesarios en la operación del negocio.
Este enfoque preventivo ayuda a las empresas a organizar y documentar correctamente sus departamentos de recursos humanos y a capacitar a todos los colaboradores y jefaturas. El resultado de la auditoría permite implementar de inmediato o en un esquema escalonado aquellas mejoras que faciliten la gestión laboral del negocio, minimizando los riesgos y mejorando el clima organizacional.
Es mejor prevenir que lamentar
En un entorno empresarial cada vez más complejo por la competencia, acceso a la información de múltiples fuentes y altísima rotación de personal, la gestión de recursos humanos es clave para el éxito de cualquier empresa y negocio. Por ello, la implementación de políticas y procedimientos adecuados en materia de derecho laboral puede evitar problemas legales, financieros y reputacionales.
La auditoría laboral es sin duda una de las más eficaces y útiles herramientas para asegurar el cumplimiento normativo en el trabajo, entendiéndola como una evaluación detallada y sistemática de los procesos y documentos relacionados con el empleo y las relaciones laborales. Esto permite a las empresas detectar posibles irregularidades y corregirlas antes de que se conviertan en un problema legal complejo y oneroso.
Ventajas inmediatas: Auditoría Laboral en Costa Rica
La prevención laboral en la empresa es fundamental para garantizar la seguridad, salud y bienestar de los trabajadores. Un enfoque proactivo en la identificación y mitigación de riesgos laborales ayuda a reducir la incidencia de accidentes y enfermedades profesionales, lo que a su vez disminuye las tasas de ausentismo y aumenta la productividad.
Además, el cumplimiento de la normativa en materia de prevención laboral evita sanciones y responsabilidades legales que podrían generar costos significativos para la empresa. En última instancia, una adecuada prevención laboral fomenta un entorno de trabajo positivo y refuerza la reputación corporativa, contribuyendo al éxito sostenible de la organización.
Entre los principales beneficios de la auditoría laboral se destacan los siguientes:
1- Detección de irregularidades: la auditoría permite identificar y corregir a tiempo cualquier incumplimiento antes de que ocurra una inspección de trabajo o autoridades regulatorias de seguridad social, evitando sanciones y daños a la reputación y actividad de la empresa.
2- Verificación de cumplimiento normativo: la auditoría verifica que la compañía cumpla a cabalidad con las leyes, reglamentaciones y diferentes normativas vigentes en materia laboral, lo que previene conflictos legales innecesarios.
3- Contratación adecuada del personal de la empresa: durante la auditoría se verifica que cada empleado cuente con su contrato de trabajo, que esté debidamente asegurado ante la seguridad social y riegos de trabajo, que se hayan implementado las capacitaciones correspondientes en cuanto a las normativas internas, salud ocupacional y hostigamiento sexual, así como en todas las políticas internas que afecten directamente al trabajador. Con ello, no sólo se cumple con las normativas laborales, sino también con el principio de tipicidad disciplinaria que asegurará el respeto de los derechos de los trabajadores y el debido proceso que debe seguir la empresa.
4- Prevención de conflictos laborales: la detección y corrección temprana de aquellos aspectos que no se ajusten a una sana gestión laboral dentro de la empresa, es la mejor manera de prevenir conflictos relacionados con el trabajo, lo que mejora la relación entre colaboradores y empleadores, minimizando el riesgo operativo y el propio giro del negocio.
5- Capacitación constante: la comprensión de los procesos y normativas laborales de una empresa resulta trascendental en la toma de decisiones y cumplimiento del debido proceso. Los colaboradores deben conocer las normativas que les aplican y la sanciones a las que se exponen en caso de incumplirlas. De igual manera, las jefaturas deben comprender la correcta aplicación de los diferentes procesos internos y los plazos para ello. En algunos casos, como la prevención de hostigamiento sexual, las capacitaciones son obligatorias y deben realizarse de forma periódica, lo que también debe ser conocido por quienes tomen las decisiones del negocio.
6- Reestructuración o reordenamiento del departamento de recursos humanos: la auditoría laboral permite que el departamento de recursos humanos reorganice su estructuración interna. Además de prevenir conflictos, mantener el orden la información laboral es fundamental para enfrentar exitosamente eventuales inspecciones de las autoridades de trabajo y de seguridad social, a quienes podrá demostrarse les fácilmente que la empresa cumple ordenadamente con sus obligaciones laborales, y que es estricta en cuanto a sus procedimientos internos, lo que le permitirá defenderse con mayor facilidad ante cualquier denuncia o inspección que pueda realizarse.
Implementación práctica de la auditoría laboral en la empresa
La auditoría laboral debe ser realizada preferiblemente por expertos en derecho laboral, debido a que implica una cantidad importante de procesos y verificación normativa y de documentación legal. Debe existir una coordinación permanente con el departamento de recursos humanos, el que finalmente será el encargado de implementar aquellas mejoras que resulten de la auditoría.
Debe establecerse un plazo razonable para la ejecución de la auditoría, de manera que no afecte el giro comercial del negocio. Lo recomendable es que no exceda de dos meses calendario.
Debe levantarse un inventario de:
- documentación legal
- normativas externas e internas aplicables
- procedimientos existentes y no existentes en el negocio
- políticas de preselección del personal
- protocolos disciplinarios
- protocolos de confidencialidad y no competencia
- existencia de híbridos en contratación (laborales y servicios profesionales)
- planes de beneficios
- pagos de viáticos
- regulación de horas extras
- programas de pasantías
- plan de crecimiento empresarial, etc.
Los auditores deben tener acceso a información interna, correspondiente a la cantidad de trabajadores, cantidad departamentos, contingencias laborales, cantidad de procesos judiciales, régimen salarial, y toda aquella información que sea necesaria para comprender la operación laboral del negocio.
Una vez analizada toda esta información por los laboralistas, se deben hacer las entregas y recomendaciones convenidas, para que los encargados de recursos humanos y demás gerencias involucradas puedan revisar todas las observaciones de mejora. Una vez con sus comentarios, se procede con la entrega final e implementación de aquellas mejoras autorizadas.
Recomendaciones finales: Auditoría Laboral en Costa Rica
Las normativas laborales tienen como objetivo principal es proteger a los trabajadores, quienes son considerados la parte más débil en la relación laboral. Es por ello que existen principios fundamentales como la aplicación de la norma más favorable o el indubio pro operario, que inclinarán la balanza a favor del trabajador en caso de cualquier duda que pueda surgir durante una inspección o demanda.
En Costa Rica, la reforma procesal laboral realizada sobre el Código de Trabajo el 15 de julio de 2017, conllevó importantes modificaciones que hacen que la auditoría laboral sea especialmente importante en estos momentos en que la carga de la prueba es exclusiva de la parte patronal, y donde de alguna manera se premia a aquellas empresas que mantienen a sus departamentos de recursos humanos organizados y documentados de forma estricta. Los empleadores que comprendan esta realidad, estarán poco expuestos a los riesgos inherentes a la relaciones laborales, permitiéndoles enfocarse en su negocio y en la generación de riqueza y empleos.
En BG&A Abogados Corporativos contamos con un Departamento Laboral especializado en la realización de auditorías laborales. Nuestro equipo de abogados expertos en derecho laboral analiza exhaustivamente los documentos relacionados con el personal de la empresa y las relaciones laborales, con el objetivo de detectar posibles incumplimientos de la normativa aplicable y proponer medidas para corregirlos, procurando con ello prevenir sanciones económicas y contingencias laborales. Además, brindamos asesoramiento especializado para mejorar la gestión laboral y prevenir riesgos legales.
Artículo escrito por nuestra abogada Nicole Dahma.
