Para que una empresa sea exitosa, tiene que tener la capacidad de colocar sus bienes y servicios en el mercado, de preferencia en grandes cantidades y a un precio que genere utilidad. Por ello, la palabra clave de cualquier negocio o emprendimiento es “vender”.
Sin embargo, a menudo olvidamos que otra palabra clave en este proceso es el «crédito». En este artículo, compartimos recomendaciones importantes para los departamentos de crédito y cobro de una empresa en Costa Rica, con el objetivo de asegurar el pago de las deudas y mantener relaciones comerciales saludables.
Cobro Administrativo Y Cobro Judicial en Costa Rica
Recomendaciones esenciales del proceso de crédito y cobro en Costa Rica
1. Conocer a nuestros clientes
Antes de otorgar crédito, es fundamental conocer a nuestros clientes. Debemos tener información sobre su ubicación, representante legal, métodos de contacto y capacidad de pago. Esto nos ayudará a determinar si podemos ofrecerles crédito o si es preferible establecer pagos de contado.
El cliente debe completar un formulario de solicitud de crédito en el que aporte toda su información y documentación necesaria (personería, recibo de agua o electricidad, etc.).
Es recomendable crear un expediente de crédito donde establezcamos los parámetros internos para otorgar crédito a cada cliente, considerando su capacidad económica, y respetando en todo momento las políticas de crédito y cobro que deben ser conocidas por toda la empresa en Costa Rica.
2. Establecer plazos y garantías
Una vez que hemos determinado que un cliente es apto para recibir crédito, debemos fijar el plazo de pago, ya sea de 30, 45, 60 o 90 días, según corresponda. Hay que realizar un estudio de crédito que permita conocer los antecedentes comerciales del cliente en el mercado y su capacidad económica para responder en caso de un incumplimiento.
También es importante evaluar qué tipo de garantía es ideal para respaldar la operación en caso de incumplimiento o retraso en el pago. Para tales efectos, cada empresa en Costa Rica determinará qué garantía aplica a sus políticas, sea una garantía real, cambiaria o de otro tipo.
De esta forma, podemos considerar opciones como:
- letras de cambio
- pagarés
- avales bancarios
- contratos de línea de crédito revolutivo
- o garantías reales como hipotecas o prendas.
3. Trabajo conjunto con el Departamento Comercial o de Ventas
El Departamento de Crédito y Cobro debe trabajar de la mano con el Departamento de Ventas o Comercial. Estos departamentos son complementarios, y deben conocer y aplicar las políticas de cada unidad de negocio porque la falta de comunicación efectiva es la principal causa de aumento en el índice de la morosidad en las empresas y pérdidas económicas.
Ambos departamentos deben estar alineados para garantizar que lo que se vende pueda ser cobrado en caso de retrasos o incumplimientos de pago. La comunicación constante evitará conflictos con los clientes y les permitirá tomar medidas rápidas en caso de que surjan problemas.
4. Gestión temprana del cobro
Se recomienda que todas las empresas tengan sistemas de Premora que permiten realizar comunicaciones a sus clientes unos pocos días antes del vencimiento de cada factura, lo que se entiende como un recordatorio parte del servicio al cliente.
Cuando a pesar de esa comunicación nos encontramos con un cliente que presenta retrasos en los pagos, es importante realizar una gestión temprana de cobro que incluya el envío de recordatorios y llamadas corteses para recordar la Mora Temprana y conocer la razones del atraso en el pago.
La comunicación con el cliente debe ser cordial y constante para buscar una solución que evite el aumento de intereses y conflictos, así como el cierre temporal de la línea de crédito, lo que no sólo afecta el flujo de caja sino también las ventas futuras a ese mismo cliente.
5. Cobro Administrativo
Si los intentos de cobro temprano no son exitosos, será necesario avanzar a la etapa de Cobro Administrativo, lo que implica un seguimiento más intenso del cliente deudor.
En esta etapa, se puede recurrir a especialistas en cobros, tanto internos como externos, para llegar a un acuerdo de pago y evitar una escalada hacia un proceso judicial.
Hay que tener mucho cuidado al momento de realizar el acercamiento con el deudor en este tapa, porque es cuando más errores se cometen, lo que puede significar abusos de parte de los gestores y personal de Call Center, así como violación a las leyes de protección de datos personales y del honor de los deudores qué podrían significar fuertes multas contra el acreedor, e incluso denuncias judiciales.
A pesar de las muchas advertencias que constantemente realizan las autoridades para prevenir las llamadas de cobro amenazantes, ofensivas e ilegales, la indebida capacitación del personal a cargo de estos trámites, pueden significar un retroceso importante en la recuperación de la deuda, así como abrir otros frentes totalmente innecesarios y muy onerosos.
6. Cobro Judicial
Si todas las gestiones fallan, será necesario iniciar un cobro judicial involucrando abogados especializados en la materia, quienes deberán presentar una demanda ante el juzgado especializado de cobro, ejecutar embargos para asegurar el pago de la deuda, y eventualmente, rematar bienes si no se logra un acuerdo que logre el pago total de la obligación morosa.
El proceso no interrumpe la prescripción hasta que sea notificado debidamente a los demandados, por lo que las acciones deben ser constantes hasta lograr los resultados esperados.
7. Consideraciones legales y variables
Al presentar una demanda de cobro judicial, es fundamental considerar variables legales como la prescripción de la deuda y la garantía a ejecutar. El Departamento de Crédito y Cobro debe proporcionar al abogado toda la información y documentación necesaria, incluyendo copias del expediente, estados de cuenta y condiciones de crédito.
Además, es importante verificar si se han realizado gestiones cobratorias que interrumpan la prescripción. Según la forma en que el abogado pretenda ejecutar el cobro podría ser necesario probar la relación causal.
Debe contarse con información referente a garantías y problemas de calidad que pudieren haberse presentado, para anticipar cualquier tipo de oposición que pudiera presentar el deudor una vez que sea notificado de la demanda.
8. Acuerdos de pago y transacciones
Si se logra un acuerdo de pago con el deudor, es recomendable firmar un contrato de transacción que establezca las condiciones acordadas.
Esto permite interrumpir la prescripción y proporciona seguridad tanto para el acreedor como para el deudor. En caso de incumplimiento continuo, se pueden considerar acciones más drásticas como remates de bienes embargados, aunque es preferible evitar llegar a este punto siempre que sea posible.
9. Mantener una relación cordial
Es importante mantener una relación cordial con los deudores, buscando siempre recuperar la deuda sin perjudicar la relación comercial.
La agresividad y las amenazas solo generarán que el cliente busque otros proveedores en el futuro. La gestión de cobro judicial requiere inteligencia, empatía y firmeza en las condiciones establecidas.
Conforme a ello, es crucial que las personas designadas para la gestión cobratoria en todas sus etapas sean expertos en la materia debidamente capacitados al efecto.
Cobro Administrativo Y Cobro Judicial en Costa Rica
La gestión de crédito y cobro es crucial para el éxito financiero de una empresa.
Esta gestión no se da cuando existe una deuda, sino que se origina desde la propia solicitud de crédito, razón por la cual deben establecerse políticas claras, trabajar en conjunto con el Departamento de Comercial o de Ventas, y tener en cuenta todos los aspectos legales y variables que una correcta asesoría jurídica ofrecerán para garantizar el cobro de las deudas de forma rápida y efectiva, intentando mantener una relación cordial con los deudores, sin olvidar que son clientes que una vez que regularicen su situación podrían volver a comprar los bienes y servicios del acreedor.
En BG&A Abogados Corporativos contamos con más de 25 años de experiencia en recuperación de carteras morosas y tenemos un equipo profesional altamente capacitado que mezcla su conocimiento con tecnología de punta que ha sido premiada por la Cámara de Comercio de Costa Rica y la inteligencia artificial de MAIA. No dude en contactarnos para obtener más información o una demostración de nuestros servicios.
Artículo escrito por nuestro abogado Benjamín Gutiérrez.